CRM系统包括三个子系统——数据收集、数据仓库，以及信息传递。数据仓库是指储存描述公司长期经营的概括性和细节数据的大型仓库，被广泛用于决策制定过程。数据仓库可以分割为分别满足不同领域——比如营销——特殊需求的数据中心。数据仓库系统能够实现的功能有：备存数据的输入准备、数据存储、描述数据以便还原，以及数据的管理和控制。

       CRM系统中应用的最流行的计算机机构是客户端/服务器结构——由一个或多个服务器负责中央控制，用户则作为客户端通过自己的工作站与系统相连接。用户接口的控制、软件的定位以及硬件设备的定位都不同程度地分布在客户端或者服务器层级。

       输入数据描述了公司每个客户接触点的细节，可以通过应用销售点终端设备、数据输入工作站、电子扫描或者互联网等渠道录入系统。

       数据以表格形式在数据仓库中存储。确认表格的数据元素称为主要线索，实现表格之间联系的数据元素称为次要线索。每个表格都代表了一个数据维度。整合多个表格进行多维分析是十分常见的——这些表格组成了一个多维立方体，称为超立方体。

      CRM系统用户通过重复性报告、查询、数学模型以及数据挖掘的方式获取信息。数据挖掘告知用户一些他以前不了解的东西。采取的方法可以是假设校验或知识发现。在线分析处理（OLAP）是一种针对数据仓库进行多维分析专用的数据发掘方法。

      CRM系统实现了闭环营销，在这个机构中，客户数据被系统转化为信息，信息被管理者转化为营销战略，而这种战略是以客 户情况为导向的。

      大多数数据输入是由组织的交易处理系统完成的，有些则来自其余内部系统。附加性数据则是由环境主体——客户、政府、供应商、甚至竞争对手的经营活动——提供给系统的。