预算管理

       根据团队内部运行机制的不同，你可能需要跟踪内部预算的开支项。如果你雇用了供应商，那么你肯定希望能够跟踪他们对已确定预算的花销情况。

       预算可能会很难管理，因为供应商可以轻易地做手脚。如何管理预算以及使用何种工具识别预算风险将取决于你所开展的项目的类型和规模。

       如果你开展的是小型初期项目，那么你可能只有一些与项目启动相关的开支以及一些月度固定费用。在这种情况下，重要的是跟踪每月预算开支和工作量。要确定内部或外部的月度开支是否符合或超出预算，这将是关键。

       如果你的团队CRM程序的第一阶段开展是较大型项目，那么成本通常都会有较大变动。大型项目的持续时间短到若干个星期，长至几年，任何时长都有可能。用来管理预算的工具也可以能会大为不同；但这里，我们将给出一个示例，并说明具体部分的价值。

     （1）预算总开支跟踪：使用这个工具，你可以看到已分配的总预算以及已花费的金额。根据项目状态的不同，你可能需要做出一些明智的决策，确定可用金额应该是多少，而这里显示的数据将能帮助你制定最终决策。

     （2）剩余预算金额：在项目的任意阶段，你都可以查看每笔预算并了解剩余的预算金额。

     （3）每周预算开销：查看每周预算时间和开支非常重要，这可以帮助你解决预算管理的难题。首先，通过这种可视化数据，你可以将每周开始与项目计划进行对比，确保两种相符。其次，你还可以为大型项目确定更为重要的预算决策，比如预算剩余金额，以及是否可以将剩余金额分配给整个项目。

     （4）发票状态：项目经理和供应商人员通常会被要求提供常规预算之外的发票状态更新情况。使用这个模板，可以为指导委员会提供由供应商提交的任意发票的日期和金额。

     （5）项目影响和变更请求跟踪：这个模板中的简单自动化能够让你在显示初始预算的地方同时跟踪项目影响和变更请求。将这些数据加入此电子表格，预算的总金额会相应增加，这样，项目管理团队便可以使用预算总金额来评估预算状态。

     （6）总预算状态：将所有数据项加入预算电子表格后，你就能立即看出项目超出或低于预算的百分比。

       项目规模越大，预算使用不合适的风险也会越高。在大型项目中，存在这样的风险：项目团队花费80%的预算，却只实现了10%的功能。一旦发生这种情况，实施团队将举步维艰，因为他们已经向用户群做出了承诺，但是项目花费的成本却持续远远超出之前的预期。

       最终，项目管理团队需要了解的最重要的事情是及时掌握任何时刻的预算状态。无论是总开支状态、将要花费的开支，还是当前周将投入的时间，找到提供此类信息的机制才是关键。